Excel機能「データの入力規則」ドロップダウンリスト作成

どうも！アメビンです。

今日も娘がExcelについて悩んでいる様子です。

「データの入力規則」リストって何？

「データの入力規則」はその名の通り

セルに入力する際のルールを設定する機能です。

そして、種類の一つにあるリストを使う事で、

複数の選択肢から選択し、セルに入力する事が出来る様になります。

Excelではこの機能はドロップダウンという名称になりますが

プルダウンとも呼ばれている様です。

今回は、この機能をご紹介させて頂きます。

「データの入力規則」リスト：テンプレートと名簿の準備

今回の例はクラスの席順表です。

まずは、教室をイメージしたテンプレートを作成します。

こんな感じで、セルの輪郭には罫線を使用し

入力するセルには塗りつぶし色を設定しておくと良いでしょう。

又、大枠内は白の塗りつぶし色の設定もしてあります。

次に、名簿を用意します。

図は説明し易い様に、右側に記入していますが

別のシートにする等、場所はどちらでも構いません。

以上で準備は完了となります。

「データの入力規則」リスト：方法①手動入力

リストボックスに表示させたい文字を直接入力する方法です。

「データの入力規則」はタブのデータ内にあります。

アイコンをクリックすると、フォームが出てきます。

条件の設定の入力値の種類が、ドロップダウンリストになっています

初期値であるすべての値をリストに変更して下さい。

元の値にドロップダウンリストで表示させたい文字を入力します。

複数の文字を「,」（カンマ）で区切るというのがルールです。

ですので、今回の例では

「佐藤くん,高橋くん,伊藤くん,山本くん,小林くん,吉田くん,佐々木くん,松本くん,木村くん,斎藤くん」

となります。

「OK」で設定の完了をすると、セルの端に▼が表示されます。

クリックする事でリストが表示され、そこから選択して入力する事が可能となります。

ちなみに、セルを選択して「Alt」キーを押しながら「↓」キーでリストを表示する方法もあります。

以上でリストボックス化が完了しました。

「データの入力規則」リスト：方法②範囲指定

手動入力では、リストの内容が大量にあった場合

入力作業が手間になると思います。そこで使えるのが

リストを作成して、その範囲を指定して表示をさせる方法です。

「データの入力規則」リストの入力フォームの元の値の入力時に

リスト化する範囲をドラッグで選択する事で、自動的に入力されます。

この様に結果は一緒ですが、範囲指定にはメリットがあります。

それは、範囲内の内容が変われば、リストの内容も変化する事です。

例として、名簿の一番上の「佐藤くん」を「塙くん」に変更すると

リストボックスの一番上の「佐藤くん」が「塙くん」に変化しました。

「データの入力規則」リスト：方法③名前の定義

方法②の範囲には名前を付ける事が出来ます。

まず、リスト化する範囲をドラッグで選択して右クリック

メニューの中から「名前の定義」を選択します。

フォームが表示されますので、こちらの名前の部分に範囲の名前を入力します。

今回の例では「男子」と入力しておきます。

範囲をグループと考えると理解しやすいと思います。

つまり、男子のグループという事になります。

又、参照範囲は先に選択した範囲が

自動的に入力されているので、そのままでＯＫです。

「データの入力規則」リストの入力フォームの元の値の入力時に「=男子」と入力します。

これは、男子のグループをドロップダウンリストに表示する設定という事になります。

結果とリストの内容変更の反映については、方法②と同じになります。

Excel機能「データの入力規則」まとめ

今回の「データの入力規則」のリスト機能は

入力するワードが複数決まっていて、この機能を使う事で

入力の手間やミスが無くなります。

又、リストに無い入力をした場合、図の様にエラーになります。

テンプレートを作成する際には、非常に有効な機能と思います。

これで悩みが解決し、一つ成長しました。

最後までご観覧頂きありがとうございました！