Excel機能「操作テクニック」よく使うショートカットキー6つ【初心者編】

 

どうも！アメビンです。

今日も娘がExcelについて悩んでいる様子です。

 

ショートカットキーって何？

「ショートカットキー」とは

特定のキーボード操作により、コマンドを実行する事が出来る機能です。

これを使う事で作業時間の短縮に繋がります。

 

今回は、沢山ある「ショートカットキー」の中から

特に使う頻度が高い、６つ操作を紹介させて頂きます。

 

 

「ショートカットキー」①：切り取りorコピーして貼り付け

セルの「切り取り」or「コピー」をして「貼り付け」する方法です。

例としてセル「A1」を、セル「C3」に「貼り付け」をします。

セル「A1」を選択して

「Ctrl」キーを押しながら「X」キーで「切り取り」

「Ctrl」キーを押しながら「C」キーで「コピー」です。

どちらかの作業をする事で破線がぐるぐる回りだします。

これはこのセルを「切り取り」or「コピー」をしている状況を表します。

 

次に、貼り付け先のセル「C3」を選択して

「Ctrl」キーを押しながら「V」キーで「貼り付け」となります。

前の作業で「切り取り」をしていた場合は

元のセル「A1」の情報は消滅します

 

前の作業で「コピー」をしていた場合は

元のセル「A1」の情報は残ります。

 

「切り取り」「コピー」「貼り付け」は

Windowsの「ショートカットキー」も同様の操作ですので

最も覚えやすく、よく使う操作となります。

 

「ショートカットキー」②：セル編集操作

すでに入力済みのセルの内容を、修正したい場合は

セルを選択しただけでは、入力する文字が上書きされてしまいます。

そこで、マウスを使った修正方法として

①セルを選択後に、数式バーで編集する

②セルをダブルクリックして、編集状態にする

という２つの方法がありますが、マウスを使わない方法もあります。

編集したいセルを選択して「F2」キーをタッチします。

すると先程のマウス操作②の

セルをダブルクリックと同様に、編集状態にする事が出来ます。

 

次に、入力文字を間違えた場合の回避方法です。

「Esc」⇒

入力作業中に間違えに気が付き、入力確定をする前であれば

「Esc」キーをタッチする事で中断して入力前に戻す事が出来ます。

 

もし確定してしまった場合は「元に戻す」ボタンで戻りますが

「Ctrl」キーを押しながら「Z」という「ショートカットキー」もあります。

 

「ショートカットキー」③：セル入力確定後の移動方向

通常はセルの入力をしたら「Enter」キーというのが常識となっているかと思います。

しかし、続けて右のセルに移動して入力をしたい場合に

「Enter」キーの場合は、図の様に選択セルが下に移動してしまいます。

これでは右のセルまで「←」「↑」「→」「↓」キーで移動するか

マウスで選択するという作業が増えてしまいます。

 

入力確定後に右のセルに移動したい場合は

「Enter」キーではなく、「Tab」キーを使用します。

図の様に入力が確定し「Tab」キーをタッチすると右のセルに移動します。

 

使用頻度は少ないと思いますが、逆のパターンもあります。

「Shift」キーを押しながら「Enter」キーで

上のセルに移動します。

 

「Shift」キーを押しながら「Tab」キーで

左のセルに移動します。

 

Excelに限らず、入力フォームでは「Tab」キー使える事があるので

覚えておくとよいでしょう。

 

「ショートカットキー」④：検索と置換

指定した数値や文字が入力されたセルを「検索」する方法です。

こちらに全て違う苗字で500種類のリストを用意しました。

この中から「吉野」を探したい場合に、目視で探すのは大変な作業です。

 

そこで「Ctrl」キーを押しながら「F」キーで「検索」コマンドを呼び出す事が出来ます。

早速ですが「吉野」と入力して「すべて検索」を実行してみます。

「吉野」が入力されたセルがセレクトされました。

又、検索ワードがどの場所にあるかの詳細が表示されます。

 

次に「山」と入力して「すべて検索」を実行してみます。

「山」が含まれる一番上のセルがセレクトされました。

又、検索ワードがどの場所にあるかの詳細が複数表示されます。

オプションを設定しない限りは「部分一致」で検索結果を表示します。

 

次に、指定した数値や文字が入力されたセルを「置換」する方法です。

こちらに英単語の一覧があります。

残念ながら「light」が正解のところ

スペルの打ち間違いにより「right」になっています。

２、３ヶ所のセルであれば、セルの編集で修正しようと思うところですが

数十行のセルに入力してあった場合、全てを修正するのは大変な作業です。

そこで「Ctrl」キーを押しながら「H」キーで「置換」コマンドを呼び出し

間違いを一気に修正する事が出来ます。

 

検索する文字列には「right」を入力し、置換後の文字列には「light」と入力し

すべて置換をクリックすると

全てのセルに入力されてた「right」が「light」に修正され

修正したセルの件数の結果が表示されました。

 

ここで「right」と「light」の違いは「r」と「l」だけではないかと

検索する文字列には「r」を入力し、置換後の文字列には「l」と入力してしまうと

狙っていない部分まで変更されますので注意して下さい。

 

単語の間に「 」(スペース)があれば「–」を入れる事も可能です。

検索する文字列には「 」(スペース)を入力し、置換後の文字列には「–」と入力すると

全てのセルの単語の間に「–」が入力されました。

 

この様に「検索」「置換」は

データ量が大量になると効果を発揮する機能となります。

 

「ショートカットキー」⑤：表示の拡大縮小

Excel全体の表示サイズを「拡大・縮小」する為に、ズーム機能があります。

右下の「%」表示の部分をクリックすると

サイズを変更するメニューが表示され、任意の設定に「拡大・縮小」をする事が可能です。

しかし、数字だけでは実行後に思ったサイズと違うなんて事があります。

 

そこで「%」表示の隣にある「+」「–」「ズームバー」をマウスで操作する事で

動的に「拡大・縮小」をする事が可能です。

「+」は「拡大」「–」は「縮小」

「ズームバー」を右にドラッグすると「拡大」

「ズームバー」を左にドラッグすると「縮小」という動きになります。

 

もし、ご使用のマウスがホイール付きであれば

「Ctrl」キーを押しながらホイールを前に転がしてみましょう。

すると「ズームバー」と連動して「拡大表示」になります。

ちなみに最大拡大表示は400%までとなります。

 

次は「Ctrl」キーを押しながらホイールを後ろに転がしてみましょう。

先程とは逆に「ズームバー」と連動して「縮小表示」となります。

こちらの最少縮小表示は10%までとなります。

 

「Ctrl」キーを押しながらホイール機能は

ブラウザでも使えるので、覚えておくとよいでしょう。

 

「ショートカットキー」⑥：ブックの切り替え

複数のExcelを開いている場合に

作業する「ブックの切り替え」をマウスでする必要はありません。

　⇔　

画像だけではわかりにくいですが

「Ctrl」キーを押しながら「Tab」キーを実行する度に、作業する「ブックの切り替え」がされます。

 

他のソフトでも使える事があるので、覚えておくとよいでしょう。

 

Excel機能「操作テクニック」よく使うショートカットキーまとめ

今回の「ショートカットキー」は、沢山ある中から厳選したモノです。

最初は覚えるのが大変ですが、繰り返し使えば自然と操作出来るようになります。

無意識に操作できるようになれば、確実にスピードが上がりますので

この操作テクニックがあるという事だけでも、知っておきましょう。

 

これで悩みが解決し、一つ成長しました。

最後までご観覧頂きありがとうございました！